Imagina que una empresa lleva décadas acumulando experiencia: sabe qué proyectos fracasaron y por qué, qué clientes son difíciles de satisfacer, qué procesos internos generan cuellos de botella. Todo ese conocimiento, implícito y explícito, constituye su memoria organizativa. Ahora imagina que, tras una reestructuración, la mitad de esa plantilla se va. De repente, la empresa olvida. No de golpe, sino poco a poco, como una persona que pierde recuerdos tras un accidente. A este fenómeno los investigadores lo llamamos amnesia organizativa, y sus consecuencias para la innovación pueden ser devastadoras, o en algunos casos, liberadoras.
Hoy, con la irrupción masiva de la inteligencia artificial en las organizaciones, esta dualidad adquiere una nueva dimensión. Las herramientas de IA prometen recordar todo, procesar enormes volúmenes de información histórica y convertirla en ventaja competitiva. Pero también pueden amplificar los sesgos del pasado, institucionalizar rutinas obsoletas o, paradójicamente, generar su propia forma de amnesia digital cuando una sesión termina y el contexto se pierde. Entender cómo funciona la memoria organizativa, cuándo conviene preservarla y cuándo es necesario olvidar, se ha convertido en una de las preguntas más relevantes para quienes estudian la gestión de la innovación.
¿Qué recuerda una organización? Las dos caras de la memoria
La memoria organizativa no es simplemente una base de datos. Es algo mucho más complejo: el conjunto de conocimientos, rutinas, normas y experiencias que una organización ha acumulado a lo largo del tiempo y que guían sus decisiones presentes. Incluye tanto lo que está escrito (procedimientos, informes, patentes) como lo que no lo está: el saber tácito que vive en la cabeza de las personas, en la forma en que un equipo se coordina sin necesidad de instrucciones, en los atajos que un veterano conoce y nadie ha documentado.
En nuestro trabajo publicado en el Cambridge Journal of Economics, mis coautores y yo, propusimos distinguir dos tipos de memoria en las organizaciones: la memoria cognitiva, que recoge el conocimiento sobre cómo funciona el mundo (qué tecnologías existen, qué demandan los mercados, cómo se comportan los competidores), y la memoria operacional, que almacena las rutinas concretas con las que la organización actúa sobre ese mundo (cómo se fabrica, cómo se vende, cómo se toman decisiones internas). La tensión entre ambas está en el corazón de la innovación: una empresa puede conocer perfectamente una nueva tecnología (memoria cognitiva actualizada) pero ser incapaz de adoptarla porque sus rutinas internas son rígidas (memoria operacional anclada en el pasado).
Esta distinción importa porque señala dónde hay que intervenir cuando una organización quiere innovar. No basta con informar a los empleados sobre nuevas tecnologías; a veces hay que desaprender rutinas profundamente arraigadas. Y desaprender, como muestran estudios destacados de psicología, es mucho más difícil que aprender. Incluso cuando un comportamiento deja de reforzarse durante largo tiempo, existe una tendencia a la recuperación espontánea, un retorno ocasional a los patrones antiguos que sugiere que los viejos hábitos nunca mueren del todo.
Cuando olvidar es necesario: el papel (a veces positivo) de la amnesia organizativa
La amnesia organizativa tiene mala prensa, y con razón. Cuando una empresa pierde su memoria, vuelve a cometer errores ya superados, reinventa la rueda, pierde la confianza de clientes que esperaban continuidad. Las reestructuraciones agresivas, las rotaciones masivas de personal o la externalización de funciones críticas son algunas de las vías más comunes por las que las organizaciones se quedan sin recuerdos valiosos. El resultado puede ser una pérdida silenciosa de competitividad que tarda años en hacerse visible.
Sin embargo, hay situaciones en las que olvidar es precisamente lo que una organización necesita para innovar. Las empresas bien establecidas, con décadas de historia, acumulan no solo conocimiento valioso, sino también inercias, jerarquías cristalizadas, sesgos confirmados por el éxito pasado. Cuando el entorno cambia radicalmente, esa memoria puede convertirse en una trampa. Kodak sabía mejor que nadie cómo fabricar película fotográfica. Pero ese mismo conocimiento profundo hizo más difícil aceptar que el futuro era digital. Su memoria operacional era tan poderosa que bloqueó la transformación.
La investigación en economía de la innovación ha mostrado que las empresas que consiguen renovarse en momentos de ruptura tecnológica suelen ser aquellas que logran un equilibrio difícil: preservar el conocimiento sobre los clientes y los mercados mientras abandonan selectivamente las rutinas que ya no sirven. No es amnesia total, sino olvido estratégico. Saber qué hay que dejar atrás, y cuándo, es una competencia directiva de primer orden.
La inteligencia artificial: ¿solución al problema de la memoria o nueva fuente de olvido?
La llegada masiva de la inteligencia artificial a las organizaciones ha reabierto el debate sobre la memoria con una urgencia renovada. Las promesas son enormes: sistemas capaces de almacenar y recuperar todo el conocimiento acumulado por una empresa, de detectar patrones en décadas de datos, de evitar que la salida de un empleado clave suponga una pérdida irreparable. En este sentido, la IA parece la solución definitiva a la amnesia organizativa.
Pero la realidad es más matizada, y aquí entran en juego los sistemas de control de gestión. Estos sistemas —presupuestos, indicadores de rendimiento, cuadros de mando, procedimientos de revisión— son precisamente el mecanismo a través del cual las organizaciones codifican y transmiten su memoria operacional. Cuando una empresa incorpora herramientas de IA a sus procesos, no lo hace en el vacío: lo hace sobre una arquitectura de control preexistente que lleva años filtrando qué información se recoge, qué se mide y qué se ignora. La IA hereda, así, no solo los datos de la organización, sino también sus sesgos institucionales. Mi investigación con Guo y Santamaría (2019) mostró que el tipo de sistema de control de gestión condiciona significativamente la capacidad de las empresas para innovar, tanto en productos como en procesos. En este sentido, implantar IA sin revisar previamente esos sistemas de control es como instalar un motor nuevo en una carrocería oxidada: la potencia técnica queda atrapada por las rigideces organizativas.
Hay además un riesgo más sutil y quizás más peligroso: que la IA no olvide lo que debería olvidar. Si un sistema de IA aprende sobre las rutinas de una organización y las optimiza, puede estar codificando en algoritmos precisamente aquellas inercias que la empresa necesita superar. La memoria operacional disfuncional, en lugar de desvanecerse con el tiempo, quedará grabada en el modelo y reproducida con una eficiencia sin precedentes. Esto es especialmente relevante en sectores donde las normas regulatorias, los modelos de negocio o las tecnologías están cambiando rápidamente. Una IA entrenada en el pasado puede ser el mayor obstáculo para innovar en el futuro.
Hacia una gestión inteligente de la memoria organizativa
¿Qué pueden hacer las organizaciones para gestionar mejor su memoria en la era de la IA? La investigación en gestión de la innovación apunta a varias claves prácticas.
En primer lugar, hay que distinguir qué tipo de conocimiento se quiere preservar. No toda la memoria tiene el mismo valor. El conocimiento sobre clientes, sobre errores pasados y sobre las capacidades distintivas de la empresa suele ser altamente valioso y difícil de recuperar una vez perdido. Las rutinas operativas, en cambio, deben revisarse regularmente para detectar cuáles están obsoletas. Esta distinción es el primer paso para un olvido estratégico consciente.
En segundo lugar, los sistemas de IA deben diseñarse con mecanismos explícitos de actualización y obsolescencia del conocimiento. Así como los sistemas más avanzados están incorporando lo que se denomina decay temporal (una reducción gradual del peso de memorias antiguas), las organizaciones deben exigir a sus proveedores de tecnología que los modelos de IA puedan ser cuestionados, auditados y actualizados. Una IA que no puede olvidar es tan peligrosa como una organización que no puede aprender.
En tercer lugar, y quizás lo más importante, la memoria organizativa no puede externalizarse completamente en la tecnología. El conocimiento tácito, el que reside en las personas y en las relaciones entre ellas, sigue siendo el más valioso y el más difícil de capturar. Las organizaciones que invierten en retener talento, en crear comunidades de práctica y en documentar no solo el qué sino el por qué de sus decisiones, construyen una memoria más robusta y adaptable. La IA puede ser una herramienta extraordinaria para amplificar esa memoria humana. Pero no puede sustituirla.
La UC3M en la vanguardia: investigar la IA desde dentro
No es casualidad que estas preguntas resuenen con especial fuerza en la Universidad Carlos III de Madrid. En 2024, la UC3M recibió una Cátedra ENIA del Ministerio para la Transformación Digital —la única en España dedicada a Economía del Dato, junto al Banco Santander— y firmó con Microsoft la Cátedra sobre Inteligencia Artificial: Fundamentos y Horizontes, orientada al estudio de los modelos de IA de última generación y sus implicaciones sociales y regulatorias. Estos proyectos reflejan una apuesta institucional por abordar la IA no solo como reto técnico, sino como fenómeno económico, organizativo y ético.
Mi propia investigación se inscribe en este ecosistema: entender cómo las políticas públicas, los sistemas de control de gestión y ahora las herramientas de IA moldean la capacidad innovadora de las organizaciones. La pregunta sobre qué recuerdan y qué olvidan las empresas no es solo académica; es, cada vez más, una pregunta con consecuencias prácticas directas para la competitividad y el bienestar.
Recordar para aprender, olvidar para crecer
La memoria organizativa es, como la memoria humana, una capacidad que puede ser una fuente de fortaleza o una carga paralizante, dependiendo de cómo se gestione. En un entorno de cambio tecnológico acelerado, donde la inteligencia artificial redefine lo que es posible almacenar, procesar y recuperar, la pregunta no es solo cómo recordar más, sino cómo recordar mejor y, cuando es necesario, cómo olvidar de forma inteligente.
Las organizaciones que entiendan esto no solo innovarán más. También serán más resilientes ante los cambios que, inevitablemente, seguirán llegando. En el fondo, la capacidad de aprender del pasado sin quedar atrapado en él es quizás la competencia más humana que existe.
